Wczoraj dzwoni do mnie klient - firma produkcyjna, 300 osób. „Panie Krzysztofie, mamy taki problem: nowi pracownicy po miesiącu pracy wciąż nie wiedzą, gdzie co jest. A koledzy z HR już nie mają siły na tłumaczenie tych samych rzeczy po sto razy”. Brzmi znajomo?
Z mojego doświadczenia wynika, że 80% firm robi onboarding tak samo od wielu lat - tona papierów, chaotyczne rozmowy i wiara w to, że nowy pracownik jakoś się połapie. A potem się dziwią, że rotacja w pierwszym kwartale sięga 40%.
Dobrze zrobiony onboarding cyfrowy to nie gadżet. To konieczność. Bo nowy pracownik, który w pierwszy dzień wie, gdzie kliknąć, żeby załatwić urlop, a po pierwszym tygodniu rozumie, jak działa firma - to pracownik, który zostanie. I będzie produktywny od pierwszego miesiąca.
Zastanawiasz się, co powinien zawierać dobry onboarding? Zacznij od 5 elementów dobrego onboardingu - pre-boarding, 30-dniowy plan, integracja, praktyka i feedback. Ten artykuł pokazuje jak to wszystko wdrożyć.
Krok 1: Sprawdź, co masz w firmie (i co nie działa)
Zanim zaczniesz budować coś nowego, zrób remanent tego co jest.
Większość firm ma już jakiś onboarding - problem w tym, że składa się z 15 różnych narzędzi, które się ze sobą nie integrują. Usiądź i wypisz wszystko, co nowy pracownik musi przejść w pierwszym miesiącu. Dokumenty do podpisania, szkolenia BHP, dostępy do systemów, prezentacje o firmie, spotkania z zespołem. Wszystko.
Pamiętam klienta, który miał listę 47 elementów. Czterdzieści siedem! I każdy w innym miejscu - część w mailu, część w SharePoincie, część „jak się zapyta Kasi z HR”. To nie onboarding, to labirynt.
Szczerze mówiąc, połowę z tego możesz wywalić od razu. Reszta powinna się znaleźć w jednym miejscu, w logicznej kolejności.
Krok 2: Podziel na etapy (zanim się zgubią)
Nowy pracownik w pierwszym tygodniu jest zalewany ogromem informacji. Jak mu wyślesz wszystko naraz, nic nie zapamięta.
Ja zwykle robię tak:
- Pierwszy dzień - podstawy: jak się zalogować, gdzie jest toaleta, kto jest moim szefem
- Pierwszy tydzień - jak działa firma, kultura, podstawowe procesy
- Pierwszy miesiąc - specjalistyczne szkolenia, głębsze poznanie zespołu
- Po miesiącu - sprawdzenie, czy wszystko jasne, ewentualne pytania
Każdy etap powinien kończyć się jakąś formą sprawdzenia. Nie testem na 50 pytań, ale krótkim quizem, ankietą albo rozmową. Żeby upewnić się, że człowiek nadąża.
I jeszcze jedno - między etapami rób przerwy. Nie wpychaj wszystkiego w tydzień, bo efekt będzie odwrotny do zamierzonego.
Krok 3: Co wrzucić na platformę (a co zostawić na żywo)
Nie wszystko musi być cyfrowe.
Wiem, że to może dziwnie brzmieć od faceta, który sprzedaje platformy e-learningowe, ale prawda jest taka - niektóre rzeczy lepiej załatwić na żywo.
Na platformę cyfrową idealne są materiały do przeczytania w swoim tempie, instrukcje krok po kroku, filmy pokazujące, jak obsługiwać systemy, formularze i dokumenty do wypełnienia, testy sprawdzające wiedzę.
Na żywo zostaw to, co wymaga interakcji - poznanie zespołu, rozmowę o celach, feedback. Bo człowiek to jednak nie robot, żeby wszystko klikał.
Jedna firma robiła wszystko cyfrowo - nawet prezentację zespołu zrobili jako slajdy ze zdjęciami. Rotacja była ogromna. Ludzie czuli się jak w automacie, nie jak w firmie.
Krok 4: Postaw na prostotę - skomplikowanych systemów nikt nie używa
Widziałem platformy onboardingowe, które wyglądały jak kokpit samolotu. Setki przycisków, menu w menu, kolory jak z dyskoteki lat 90. I potem się dziwią, że ludzie wolą dopytać koleżankę niż kliknąć w system.
Dobra platforma onboardingowa ma być nudna. Tak, nudna. Ma mieć:
- Jasny przepływ - krok 1, krok 2, krok 3
- Pasek postępu - „ukończyłeś 3 z 8 modułów”
- Działać na telefonie, bo ludzie będą to otwierać w drodze do pracy
- Wszystko dostępne maksymalnie w 3 kliknięciach
Jeśli ktoś musi klikać więcej, żeby znaleźć to, czego szuka, znaczy, że robicie to źle.
W praktyce sprawdza się też możliwość zadawania pytań bezpośrednio w systemie. Nie każdy chętnie zadzwoni do HR-a z pytaniem, ale chat albo formularz kontaktowy - to już inna sprawa.
Krok 5: Testuj i poprawiaj (bo pierwsza wersja zawsze jest do kitu)
Nie ma czegoś takiego jak idealny onboarding za pierwszym razem. Po prostu nie ma. Zawsze znajdzie się coś, czego nie przewidziałeś.
Po każdej grupie nowych pracowników rób krótką ankietę. Co było jasne, co niezrozumiałe, czego brakowało. I poprawiaj na bieżąco.
Jeden klient po pierwszym miesiącu testów odkrył, że 70% nowych ludzi nie wiedziało, jak złożyć wniosek urlopowy. Moduł był, ale gdzieś się zapodział w gąszczu innych materiałów. Wystarczyło go przenieść i problem zniknął.
Śledź też statystyki - które moduły ludzie pomijają, gdzie się zatrzymują, co ich najbardziej interesuje. To bezcenne źródło informacji o tym, jak naprawdę wygląda onboarding w Twojej firmie.
Podsumowanie
Dobry proces onboardingu to inwestycja w ludzi, nie wydatek na gadżety. Jeśli po miesiącu nowi pracownicy wiedzą, gdzie co jest, i czują się częścią zespołu, znaczy, że robisz to dobrze.
Jeśli wciąż błąkają się po korytarzach z pytaniem „a jak tu załatwić…?” - wracaj do punktu pierwszego.
Powiązane: 5 sposobów na onboarding, po którym nowy pracownik działa od pierwszego dnia - jeśli ten artykuł pokazał Ci jak wdrożyć, ten z kolei pokazuje co dokładnie powinno się znaleźć w procesie (pre-boarding, integracja, role-based content).
Chcesz zobaczyć platformę na żywo?30-minutowa prezentacja online - pokażemy Spoti na Twoich przykładach.
Umów prezentację
