Nowe rozszerzenie platformy Spoti: Bazy wiedzy

Z duża przyjemnością chciałbym przedstawić nasz najnowszy moduł rozszerzający możliwości platformy e-learningowej Spoti. Baza wiedzy powstała w oparciu o sugestie i wytyczne naszych klientów. W tym artykule omówię najważniejsze funkcje i możliwości.

Podział artykułów na kategorie i podkategorie z możliwością przypisania lub ograniczenia dostępu do wybranych grup

Przykład zastosowania.

W bazie wiedzy mają się znaleźć informacje na temat ogólnych procedur, które będą dostępne dla wszystkich pracowników.

Dział handlowy otrzyma dostęp do najnowszych cenników, wzorów umów i zamówień
a dział serwisu znajdzie tam informacje o procedurach postępowania oraz szablony dokumentów związanych z realizacją napraw.

Dodatkowo każdy z oddziałów regionalnych będzie miał dostęp do artykułów związanych bezpośrednio z lokalnym rynkiem.

Przypisanie dostępu dla wybranych grup umożliwi realizację takiego scenariusza. Funkcja ta działa identycznie jak w przypadku zarządzania dostępem do szkoleń.

Dodatkowo jeśli nie chcesz aby wybrana kategoria była w ogóle widoczna dla osoby z innej grupy to można ją ukryć z poziomu administracyjnego.

Oczywiście dostęp do całej bazy wiedzy jest domyślnie ograniczony tylko dla pracowników, którzy korzystają z platformy (wymaga zalogowania).

Dodawanie załączników i dokumentów w dowolnym formacie

Jednym z bardzo częstych zastosowań bazy wiedzy jest publikacja cenników, wzorów dokumentów itd. Baza wiedzy umożliwia przypinanie dokumentów w najpopularniejszych formatach umożliwiających pobranie.

Funkcja: ”Obserwuj”

Umożliwia uczestnikom otrzymywanie powiadomień e-mailowych w przypadku aktualizacji wybranego artykułu.

Przykład zastosowania: 

W artykule dodawane są najnowsze wersje cenników, wzorów dokumentów itp. Osoba, która “Obserwuje” wybrany artykuł otrzyma automatycznie powiadomienie e-mail, w przypadku dodania nowszej wersji dokumentu.

Intuicyjne i szybkie tworzenie treści artykułów

Baza wiedzy korzysta z tego samego edytora, który tak bardzo polubili nasi klienci do tworzący szkolenia. Dzięki temu dodawanie nowych artykułów jest szybkie i wymaga podstawowej umiejętności obsługi komputera (bez jakiejkolwiek zaawansowanej wiedzy informatycznej).

Dodawanie odwołań pomiędzy szkoleniami i bazą wiedzy

Wyobraźmy sobie, że w szkoleniu zostały już omówione procedury postępowania, do których chcielibyśmy się odwołać w bazie wiedzy.

Najłatwiejszym sposobem podłączenia jest dodanie odwołania (linku  lub przycisku), które po kliknięciu przeniesie uczestnika do właściwego miejsca. 

Łatwe kopiowania treści z zawartości szkoleń do bazy i odwrotnie

Edytor szkoleń umożliwia zapisywanie całych bloków informacji a następnie wstawienie do dowolnego artykułu bazy wiedzy (i odwrotnie). 

W przypadku jeśli zmiana zostanie wprowadzona w jednym miejscu, automatycznie zostanie wprowadzona w pozostałych, w których został umieszczony blok informacji.  Funkcja działa zarówno dla informacji wprowadzony w formie tekstu, zdjęć oraz szablonów interakcji.

Wyświetlanie informacji na temat ostatniej aktualizacji i osoby, która wprowadziła zmiany

Funkcja ułatwia weryfikację kto i kiedy wprowadził zmiany. Funkcja w postaci rozszerzonej jest dostępna również z panelu administracyjnego, gdzie możliwe jest sprawdzenie jakie zmiany zostały wprowadzone. Dla zwykłych użytkowników widoczna jest tylko informacja na temat autora zmian i daty wprowadzenia.

Wyszukiwarka

Ułatwia szybkie odnalezienie potrzebnych informacji. Baza wiedzy posiada własną wyszukiwarkę. Wyniki wyszukiwania z bazy wiedzy mogą być również pokazywane w ogólnych wynikach wyszukiwania. W ten sposób użytkownik może zdecydować czy chce korzystać z informacji umieszczonych w bazie wiedzy czy w zawartości szkolenia. Domyślnie wyszukiwarka pokazuje wyniki z tytułów i treści ale w zależności od potrzeb można to dostosować.

Dodawanie tagów

Tagi to słowa kluczowe lub zwroty, które można przypisywać do artykułów. Zastosowanie tagów powoduje, że wyniki wyszukiwania będą bardziej precyzyjne, można również tworzyć listy artykułów oznaczonych danym tagiem. Do każdego artykułu można dodać dowolną ilość tagów. 

Komentowanie artykułów przez uczestników

Zastosowań komentarzy jest bardzo wiele. 

Mogą umożliwić zadawanie pytań, tworząc dostępne dla innych osób “mini” fora dyskusyjne.

Innym zastosowaniem może być zaproszenie uczestników do podzielenia się własnymi doświadczeniami na temat stosowania danej procedury, tworząc bazę dobrych praktyk.

Autor artykułu można włączyć możliwość komentowania dla każdego artykułu, treści dodane przez uczestników mogą być moderowane przed ostateczną publikacją.

Ocena przydatności artykułów przez użytkowników

Umożliwia zebranie informacji zwrotnych dotyczących jakości i przydatności każdego 

z artykułów. Wyniki ankiet są widoczne dla administratorów i autorów artykułów.

Rola: redaktor bazy wiedzy

Bardzo często bywa tak, że tworzeniem szkoleń zajmują się inne osoby niż dodawaniem artykułów w bazie wiedzy. W takiej sytuacji na pewno nie chcemy aby te osoby wchodziły sobie w drogę. W tej sytuacji przydatna, może okazać się rola redaktora, , który ma dostęp tylko do edycji bazy wiedzy bez możliwości wprowadzania zmian w zawartości szkoleń.

Dostosowanie wyglądu

Podstawowa możliwość zmiany wyglądu to wybór koloru wiodącego.

Aktywny spis treści

Ta funkcja idealnie sprawdzi się w przypadku dłuższych artykułów, które można podzielić na podrozdziały. 

Spis treści zostanie utworzony automatycznie po oznaczeniu tytułów jako nagłówki. Każdy element spisu treści będzie aktywny co oznacza, że po kliknięciu uczestnik zostanie przeniesiony dokładnie do miejsca, w którym znajdują się szczegóły.

Odniesienia do konkretnego miejsca w treści artykułu można umieszczać również z innych artykułów.

Zbiorcze zestawienie funkcji:

• Podział artykułów na kategorie i podkategorie;
• Możliwość przypisania lub ograniczenia dostępu do wybranych kategorii dla grup;
• Możliwość ukrycia widoczności kategorii dla grup, które nie mają dostępu;
• Dodawanie załączników i dokumentów w dowolnym formacie;
• Intuicyjne i szybkie tworzenie treści artykułów;
• Dodawanie odwołań pomiędzy szkoleniami i bazą wiedzy;
• Łatwe kopiowania treści z zawartości szkoleń do bazy i odwrotnie;
• Informacja na temat ostatniej aktualizacji i osoby, która wprowadziła zmiany;
• Wyszukiwarka z możliwością dostosowania sposobu wyszukiwania; 
• Opisywanie artykułów za pomocą tagów;
• Komentowanie artykułów przez uczestników;
• Ocena przydatności artykułów przez użytkowników;
• Dodatkowa rola: redaktor bazy wiedzy;
• Możliwość zmiany koloru wiodącego;
• Aktywny spis treści.

Zapraszam na 20 minutowe, bezpłatne spotkanie w wirtualnym pokoju, podczas którego omówimy możliwości współpracy.